Charité bien ordonnée commence par soi-même : avez-vous des conventions précises et pérennes pour nommer et organiser vos documents et données ? DoRANum, la plateforme de formation en ligne sur la gestion et le partage des données de la recherche, rappelle les cinq règles de base pour nommer ses fichiers. En gros :
- Donner un nom bref et explicite du contenu : Guidelines, GrantProposal
- Pas d’espace ni de caractères spéciaux : séparer les mots par des underscores ou des majuscules
- Utiliser le format suivant pour les dates : AAAAMMJJ
- Placer l’élément le plus pertinent en premier (souvent la date) puis aller au moins pertinent
- Indiquer la version du document : article_v01 par exemple
La doctorante Kira Höffler résume ses astuces pour l’attribution de nom de fichier pour les données dans une infographie. Organiser les dossiers est aussi crucial et avoir une arborescence simple aide grandement. Un fichier Readme.txt permet de donner plus d’informations sur les données et de retrouver la clé pour décoder les noms. L’université d’Édimbourg a également développé tout un Mooc à faire en autonomie sur l’organisation des données. Celui-ci aborde notamment l’attribution automatique de nom, le partage des données et la gestion de versions dans des stockages à distance – du cloud, autrement dit. Vous avez de quoi vous occuper pour les prochaines semaines !